Una de las tareas más complejas al diseñar productos digitales es la estimación del tiempo de producción. La técnica de TimeBox puede ayudar a usar el tiempo disponible de manera más efectiva.
En los modelos de desarrollo ágil, un timebox es un período de tiempo definido durante el cual el equipo debe realizar una tarea. Los timeboxes, o Cajas de Tiempo son periodos cortos de tiempo, de entre 5 y 120 minutos y se utilizan comúnmente para administrar el tiempo que un equipo de diseño y desarrollo de producto dispone para terminar un requerimiento dentro de un sprint.
En lugar de permitir que el trabajo del equipo continúe hasta que se alcance el objetivo y evaluar el tiempo utilizado, el enfoque de timebox consiste en detener el trabajo cuando se alcanza el límite de tiempo y evaluar lo que se hizo.
Metodologías como Design Sprint utilizan el timeboxing de manera intensiva para asegurar resultados al final del proceso.
Beneficios del TimeBoxing
- Al tener límites de tiempo para trabajar, se priorizan los objetivos y tareas más importantes a realizar.
- El timebox da soporte al mantra “lo perfecto es enemigo de lo bueno”. Dado que los equipos de producción (y los ejecutivos también) tienden a ocupar todo el tiempo disponible para conseguir un objetivo, ya sean 2 días o dos semanas (ley de Parkinson), con un timebox las personas trabajan con mejor enfoque y con más eficiencia al existir un límite a corto plazo para entregar un resultado. De manera similar, el timebox ayuda a eliminar los procesos, rituales y otros “adornos” que no necesarios para trabajar.
- El timebox ayuda a acelerar la toma de decisiones para que las cosas puedan ser cristalizarse, así se evita dejar las decisiones hasta el final.
- El modelo de timebox ayuda a los equipos a ser más eficientes y a aprender a medir cuánto tiempo se necesita para completar una tarea, para ser más eficientes en cada iteración.
- Al cierre de un timebox es un buen momento para pedir retroalimentación sobre el trabajo hecho y sobre los entregables , y revisar contra la planeación si los objetivos conseguidos son suficientes, si se cumplieron las expectativas o bien es necesario más tiempo, recursos o personas para profundizar más en el resultado o definir nuevos objetivos.
Riesgos del Timeboxing
El uso de timeboxing puede que no sea apropiado para todos los equipos o escenarios de trabajo. Por ejemplo, es posible que sea difícil detenerse para cambiar a una tarea cuando ya comenzó su desarrollo, o cuando se enfrenta a una tarea que un nivel alto de calidad es más importante que el tiempo que tome realizarla. Bajo presión, el timeboxing puede hacer que el equipo se precipite en su trabajo, lo que significa fallas en la entrega de los objetivos y deuda técnica que deberá ser repuesta después.
También existen riesgos si no establecen los períodos de tiempo adecuados para los timeboxes. Si son demasiado cortos, puede que no se logre mucho y el equipo puede desmoralizarse; si son demasiado largos, se puede perder el enfoque o postergar el trabajo hasta el último momento. Es necesario tomar nota de las tareas que se terminan en cada timebox para organizar la carga de trabajo usando esa medición como referencia.
Timeboxing es una herramienta poderosa, pero hay que usarlo solo cuando sea apropiado.
Tips para timeboxing eficientes
- El propósito de timeboxing es garantizar que el tiempo se use de manera eficaz y productiva.
- Asignar un tiempo específico para cada tarea. Al terminar, analizar el progreso y pasar a la siguiente tarea.
- Blindar el tiempo de interrupciones externas, como llamadas telefónicas o juntas inesperadas o personas que no pertenecen al equipo de trabajo.
El timeboxing ofrece muchos beneficios, y utilizado correctamente puede ser de mucha ayuda para que los miembros de su equipo se integren más, a evitar la parálisis del análisis, a limitar la tendencia a postergar el trabajo y aumentar su motivación al producir entregables con más frecuencia y al cumplir metas.
