Preparación de una sesión de Design Studio

Las sesiones de trabajo de Design Studio son talleres de exploración creativa colaborativa en la que los equipos multidisciplinario pueden trabajar juntos para resolver problemas de diseño.

Una sesión de Design Studio debe ayudar a las personas que participan en ella a desarrollar una hipótesis, proponer ideas para crear una solución e identificar la primera versión de un Producto Viable Mínimo (MVP) para probar con usuarios reales. Design Studio ayuda al equipo a articular visualmente cómo se verán y cómo funcionarán las características e ideas del producto.

Antes de comenzar una sesión de Design Studio, es necesario hacer algunos preparativos para que todo esté listo:

1. El problema a resolver

Es una buena práctica recopilar y compartir de antemano con el equipo tanto la definición del problema del reto de diseño con la que se trabajará durante el Design Studio así como la información que pueda ayudar a los participantes a entender mejor el problema, sus usuarios y su contexto. De esta manera, se podrá utilizar el tiempo de la sesión de manera más eficiente.

Un tablero de validación es un artefacto que se utiliza en Lean UX y generalmente está estructurado de la siguiente manera:

  • Planteamiento del problema: describe la problemática a resolver y debe ser redactado utilizando los datos de la investigación previa y otras suposiciones razonables. El plantamiento del problema puede estructurarse de la siguiente manera:

Hemos observado que [el producto/servicio/organización] no cumple [los objetivos/las necesidades], lo que está causando [este efecto adverso]. ¿Cómo podemos mejorar para que nuestro [producto/servicio/equipo/organización] sea más exitoso en base a [estos criterios medibles]?

Via: 18F
  • Las hipótesis: éstas se priorizan de acuerdo a lo que es más importante o tiene más riesgo si no se resuelve rápidamente o se ejecuta correctamente.
  • Proto-personas y otros datos, reportes o presentaciones sobre quiénes se beneficiarán de la solución y sobre su contexto.
Tablero de validación, vía: 18f

2. La modalidad de la sesión

Los talleres de Design Studio se pueden realizar de manera presencial, remota o una combinación de ambas. Cada una tiene sus ventajas y desventajas: en las sesiones presenciales las ideas fluyen con más rapidez y agilidad, pero requieren de un espacio dedicado y papelería. Las sesiones remotas son más accesibles pero requieren que los participantes puedan conectarse por un servicio de videoconferencia y es más probable que se distraigan.

Los participantes en la sesión deberán definir el formato y los horarios que más les convengan para realizarla, y deberán confirmar su asistencia durante la duración completa de la misma. Si no pueden quedarse a toda la sesión, es mejor hacer dos sesiones pequeñas en horarios diferentes o cambiar de fecha.

MURAL tiene una plantilla para un tablero colaborativo de Design Studio, que he traducido a español. Se puede utilizar tanto en sesiones remotas como para documentar sesiones presenciales:

Plantilla de tablero en MURAL para sesiones de Design Studio

3. Los roles de los participantes

El equipo del Design Studio generalmente tiene los siguientes roles:

  • Facilitador: Es el responsable de guiar al equipo a través de cada paso del taller y responder preguntas sobre el proceso. No es ni el dueño ni el jefe de la sesión, su labor es asegurarse que los otros participantes estén enfocados y que cubran todo el proceso en el tiempo disponible.
  • Participantes: Son las personas en el equipo multifuncional que debe estar compuesto, como mínimo, por representantes de las áreas de diseño, tecnología, atención a clientes y otras áreas clave del negocio.
  • Documentador: Ayuda al facilitador a tomar notas y a recopilar la información que el equipo genere durante la sesión. El documentador es un rol voluntario que otro participante puede tomar y es adicional a su trabajo como participante en la sesión.

4. Las reglas de la sesión

Antes de comenzar la sesión de Design Studio, es una buena idea definir reglas sobre cómo se llevará la sesión:

  • Todos los dispositivos deben estar en silencio durante la sesión para evitar distracciones e interrupciones, desde dispositivos móviles hasta servicios de chat, mensajería, email, etc.
  • Si la sesión es remota, todos deben tener sus cámaras encendidas, para que puedan sentir que están en la misma habitación.
  • Definan una agenda de descansos para reponer energía y para las comidas.
  • ¡Diviértase! El valor de una sesión de Design Studio está en el proceso, no en un objetivo perfecto.

Introducción a los talleres de Design Studio

El proceso de diseño ha sido mistificado por mucho tiempo, ofuscandolo para hacerlo poco accesible a personas sin estudios o experiencia formal en procesos creativos. Afortunamente esto está cambiando, y la inclusión de modelos de pensamiento creativo y métodos ágiles en un equipo o empresa permiten que el trabajo de diseño sea colaborativo, abierto y transparente para todos.

La labor del diseñador está evolucionando para dejar de ser un contribuyente aislado y convertirse en un facilitador de diseño. Procesos en forma de talleres de Estudio de Diseño (Design Studio) permiten que todos los miembros de un proyecto puedan aprender y participar en el proceso de diseño, al mismo tiempo que aprenden y practican el diseño centrado en el usuario, las buenas prácticas de ideación y pensamiento creativo de Design Thinking.

El diseño es demasiado importante para dejárselo solo a los diseñadores.

Noah Ullmann

Qué es un Design Studio

Un Design Studio es un taller colaborativo de diseño que permite a los participantes hacer exploración creativa de ideas sobre un problema o reto específico por medio de la inteligencia colectiva del grupo. Una sesión de Design Studio permite a un equipo multidisciplinario proponer y explorar un conjunto amplio de ideas y de crear una visión compartida para crear prototipos que se puedan evaluar con usuarios.

Como proceso, Design Studio utiliza técnicas de lluvia de ideas, crítica de diseño y priorización en un período corto de tiempo. Para ejecutar una sesión de Design Studio se necesita un facilitador de diseño, una persona con formación en diseño que ayude a que otros puedan hacer trabajo de diseño. Este facilitador debe sentirse cómodo realizando actividades de ideación para generar ideas, moderando discusiones de crítica de diseño y promoviendo el consenso del equipo sobre posibles soluciones de diseño. En el mérodo de Design Sprint este el rol del Sprintmaster.

Las etapas de una sesión de Design Studio

Los métodos y el orden específicos que se utilizan en una sesión de Design Studio pueden variar, pero en general se tiende a seguir un modelo de cuatro etapas:

  • Divergencia: cada participante realiza una lluvia de ideas individual para generar un grupo de propuestas. Generalmente el facilitador promuevo que los participantes presenten sus ideas de manera visual en forma de bocetos (sketches) sencillos.
  • Presentación y crítica: los participantes presentan sus ideas al resto del equipo, quienes tienen la oportunidad de hacer comentarios y criticar de manera positiva las ideas de los demás, para identificar las fortalezas y debilidades de esas ideas.
  • Convergencia: los participantes de la sesión escojen las mejores ideas para juntos crear un primer acercamiento a una posible solución, modificando o combinando las ideas individuales de la etapa de divergencia.
  • Priorización: el quipo identifica temas y elementos comunes en las propuestas y determinan cuáles ideas valen la pena para seguir trabajando con ellas.

Cada etapa puede utilizar diferentes actividades y técnicas que quedan a discreción del facilitador de diseño según los recursos y el tiempo que tenga disponibles, así como la cantidad de participantes, el formato de la sesión (presencial o remoto) y el reto de diseño que en el que estén trabajando.

Las actividades que se realizan en una sesión de Design Studio se deben trabajar dentro de lapsos de tiempo finitos (timebox) para asegurarse que las sesiones generen resultados dentro de un marco de tiempo razonable.

Beneficios de Design Studio

Una sesión de Design Studio puede generar mucho valor para un equipo de diseño o de producto:

  • Como herramienta, sirve para obtener muchas ideas en modelo donde todos los participante pueden aportar su perspectiva y conocimiento, aprender de los demás y crear una solución concensuada en poco tiempo.
  • Como proceso, ayuda a consolidar equipos ágiles y de alto rendimiento que trabajan desde el principio con un enfoque centrado en el usuario y que les permitirá desarollar sus habilidades creativas y de negociación.

Design Studio se integra de manera natural con otros procesos y metologías de producto, y puede usarse en conjunto con otros métodos de diseño como Design Thinking, Lean UX o Design Sprint, independientemente si se quiere crear un producto tangible, software o servicios.

Redacción de contenido en diseño de UX

El diseño de contenido en el marco del diseño de experiencias de usuario, de la misma manera que el diseño de interfaces o el diseño de interacción, tiene un proceso y un enfoque centrado en el usuario, e incluso un rol especializado: el del UX Writer.

Hay hay siete principios que pueden ayudar a un diseñador de contenido a cumplir este propósito:

1. Usabilidad

El contenido usable ayuda a que los usuarios usen un producto o interfaz fácilmente. Cuando estos usuarios tienen dudas sobre cómo funciona, cómo navegarlo o cómo completar las tareas que desean realizar es una señal de que el contenido no está ayudandolos a lograr sus objetivos. El contenido usable son las palabras que mejoran o habilitan la funcionalidad de un producto.

Durante el proceso de redacción y revisión de contenido se deben considerar las buenas prácticas de la usabilidad. Es una buena práctica realizar una revisión heurísticas de usabilidad antes de hacer ajustes al contenido.

El contenido puede ser más usable si el UX Writer participa en el proceso de investigación de usuarios para que pueda entenderlos mejor y lo que es importantes para ellos por medio de entrevistas, encuestas, pruebas y estudios de usabilidad.

También es de mucha ayuda entender bien cómo funcionará la interfaz de usuario colaborando con los diseñadores de UI y los programadores de front-end, realizando pruebas A/B mientras se prueban los prototipos y los MVPS o betas de un producto.

2. Utilidad

El diseño de contenido es un punto crítico para que el diseño visual tenga sentido y sea útil. El contenido útil va un paso más allá de ser usable: es contenido que ofrece información útil que quizás el usuario no sabía que necesitaba para entender el contexto de lo que está usando o para utlizar el producto de manera más eficiente.

Para redactar contenido útil se debe tener en mente la funcionalidad del producto y los objetivos más amplios que tiene el usuario.

Ejemplo de contenido útil: la caja de búsqueda del destino indica qué datos (ciudad o alojamiento) son válidos para ayudar al usuario a entender que debe ingresar el nombre de la ciudad a la que desea viajar. Crédito: despegar.com

Este contenido es usable porque refuerza el hecho de que el usuario puede buscar; pero también es útil porque le da un ejemplo de lo que puede buscar, en lugar de solo decir «busque aquí» se tomó en cuenta la intención original del usuario (planificar un viaje) y se le sugiere que comience buscando por el nombre de su destino.

El diseño de contenido para ayuda y documentación es otro ejemplo del principio de contenido útil que no es parte del journey principal del usuario, pero que ayuda al usuario a adquirir mayor control y a lograr un uso más eficiente del producto.

3. Accesibilidad

Redactar contenido accesible significa que usuarios con capacidades físicas diferentes o limitadas pueden utilizar y tener acceso al contenido. Las interfaces accesibles benefician a todos los usuarios, independientemente de sus capacidades físicas, porque la interfaz es más usable.

Para escribir un contenido accesible incluye:

  • Redactar texto alternativo para imágenes e íconos,
  • Incluir subtítulos y transcripciones para audio y video,
  • Priorizar la claridad sobre la brevedad
  • Estructurar la información importante pueda ser encontrada en los encabezados y subtítulos o resaltada.
  • Utilizar listas ordenadas y numeradas para grupos de elementos de texto.
  • Optimizar el texto para que sea legible en pantallas pequeñas.
  • Escribir enlaces y texto para elementos interactivos que sean claros y comprensibles

4. Claridad y limpieza

Los copywriters en mercadotenia dan prioridad a los textos (copies) provocativos y contundentes para captar la atención de las personas. En contraste, los UX Writers deben dar prioridad a la claridad. Si el contenido no es claro, tampoco podrá ser útil o accesible.

El UX Writer debe preguntarse todo el tiempo:

  • ¿El contenido sería claro para las personas más jóvenes o más grandes de los usuarios promedio?
  • ¿El contenido sería claro si solo se leyera una vez y rápidamente?
  • ¿El contenido sería claro si el usuario estuviera estresado o preocupado?
  • ¿El contenido sería claro si el usuario está usado la interfaz por primera vez?

5. Adaptabilidad

El buen contenido se debe adaptar a la situación o entorno específico en el que se consume, y debe adecuarse a las necesidades de su usuario a medida, incluso si esas necesidades cambian a lo largo de la interacción. El significado de las palabras, el tono y la voz deben adaptarse a la situación para que sean apropiados.

A menudo pensamos que el contenido debe ser «breve», pero a veces usar tres palabras es menos apropiado que usar diez palabras. Esto depende del contexto y las necesidades del usuario.

Para lograr que el contenido sea más apropiado en diferentes contextos, el UX Writer debe comprender muy bien a sus usuarios, los escenarios y entornos en los que se encontrarán y cómo funciona la interfaz del producto. Para esto, se pueden realizar pruebas A/B de contenido, pruebas de usabilidad e investigaciones de campo para usuarios en diferentes situaciones y entornos. 

Durante el proceso de diseño de el equipo de diseño, el UX Writer debe comenzar con las necesidades del usuario para después crear el contenido diseñado en función de las necesidades de los usuarios. Es más difícil diseñar contenido apropiado de manera retroactiva.

6. Uniformidad

El copy y el diseño visual deben tener sentido juntos y apoyarse mutuamente. Cuando las palabras y las imágenes no coinciden se pierde la oportunidad de ofrecer una gran experiencia de usuario. En el peor de los casos, los usuarios quedarán confundidos..

Para lograr el mejor resultado es necesario que que los UX Writers y los diseñadores trabajen juntos desde el inicio del proceso y eviten el uso de texto falso del tipo «lorem ipsum» en el proceso de diseño. “Lorem ipsum” es un texto de marca de posición que no tiene significado que puede llevar a los diseñadores en la dirección equivocada y ocasionar sesiones de revisión innecesarias más adelante.

Hay hay que definir y mapear las necesidades y obejtivos del usuario y de pués trabajar para encontrar cómo diseño y contenido pueden satisfacer esa necesidad juntos.

Hay que notar que “uniforme” no significa “sin fricción”. A veces, la fricción se puede usar intencionalmente para ayudar a los usuarios a evitar cometer errores o para guiarlos hacia mejores rutas de usuario.

7. Personalidad

De la misma forma que pasa con el diseño visual, el contenido debe ser parte de la marca del producto. Queremos evitar confundir a los usuarios con contenidos inconsistentes y fuera del contexto de marca tanto en el mismo producto como en diferentes medios y formatos (móvil, escritorio, etc).

Mailchimp tiene guías de tono y voz para diseño de contenido muy robustas, y las utilizan en todo su microcopy en todos sus canales de comunicación hacia sus usuarios. Crédito: Mailchimp

La buena definición de la voz y la personalidad de la marca son críticos para el diseño contenido, ya que una buena parte de la voz de la marca es el tono, que es cómo la voz se adapta a diferentes contextos. El tono puede ser variar en diferentes contextos, por ejemplo, un mensaje de confirmación contra un mensaje de error, pero la voz debe ser consistente todo el tiempo.

El rol del UX Writer en el diseño de contenido

Hay un antiguo dicho de la época en que la web apenas comenzaba, que sigue siendo cierto: “El Contenido es el Rey”. Toda la tecnología que hace posible la web, y todo el diseño visual e interactivo que agregamos a nuestros sitios y apps tiene en común un propósito fundamental: que los usuarios interactúen con el contenido.

Así como en el diseño la forma sigue a la función, en UX el diseño sigue al contenido. Dentro del paraguas de disciplinas y roles de diseño de experiencia de usuario la responsabilidad del diseño de experiencias por medio de contenido cae en la figura del UX Writer, o Redactor de UX.

UX Writing es la acción de escribir los textos de la interfaz de un producto digital para guiar y ayudar al usuario a entender y recorrer un journey y cumplir un objetivo. Esta interfaz, como la experiencia, puede ser digital o física, y el objetivo debe estar centrado en las necesidades del usuario final.

Diseño de contenido centrado en el usuario

El proceso de diseño de contenido es el mismo que el de diseño de producto: se define una estrategia, se hace investigación de usuarios, se definen segmentos y personas y se diseñan historias,objetivos y user journeys, lo que cambia son los entregable, que en lugar de crear imágenes de pantallas, componentes o bibliotecas de estilo, el UX Writer entrega contenido para guiar el diseño. En el proceso de diseño de contenido se debe conocer muy bien al usuario y entender cómo y qué escribir para lograr reacciones o resultados específicos: qué piensa, cómo se comunica, cómo se expresa, cómo lee, etc.

En paralelo, en el proceso de diseño de contenido se deben tener siempre presente los objetivos de negocio que se deben cumplir. El UX Writer provee el balance entre el lenguaje que maneja el usuario, el lenguaje de la empresa y el de la marca que representa al producto.

Debido a la novedad del perfil de UX Writer existen muchas empresas y reclutadores que confunden UX Writing con Copywriting. Aunque la línea que los divide es muy delgada, hay un factor clave que distingue un rol del otro: UX Writing guía y ayuda al usuario, mientras que el copywriter debe persuadir y vender.

Aunque los roles no son excluyentes, si hay una diferencia importante en el enfoque de su trabajo: un UX Writer generalmente tiene competencias de copywriting para poder interactuar con personas del equipo de mercadotecnia y poder enfrentar mejor los procesos de diseño de contenido, además de un proceso centrado en el usuario que le permite colaborar con diseñadores de UI, developers de front-end y optimizadores de conversión y SEO para lograr objetivos específicos.

Las responsabilidades del UX Writer

El UX Writer debe vigilar y promover el uso de la voz y el tono del producto, que estén alineados y sean consistentes con la voz y el tono de la marca y que estén documentados en una guía de estilo de contenido como documentación interna para el resto del equipo de diseño. La manera en que el producto se comunica con el usuario deberá ir de la mano con la personalidad de la marca.

Otras tareas de un UX Writer incluyen cuidar el detalle de los textos, hasta la palabra más pequeña por insignificante que parezca. Estos textos son llamados “microcopies” y como su nombre lo sugiere, son piezas mínimas de contenido que el usuario encuentra en una página web, en una app móvil o en cualquier interfaz digital o física: desde nombres de menús, botones, instrucciones, alertas, textos en formularios, mensajes de error, mensajes de éxito, mensajes en estados vacíos y todas las palabras que guían al usuario mientras interactúa con la interfaz. La importancia del contenido puede ser determinante para la estrategia de optimización de conversión y generar más ventas.